Project: De Bestuurskamer

Stichting Platform Zuidwolde ontwikkelt plannen voor “De Bestuurskamer”, een initiatief dat is opgezet als een kwartaallijks kennis- en netwerkplatform. Dit platform is specifiek bedoeld voor de verenigingen en stichtingen in Zuidwolde.

Het hoofddoel van dit voorstel is het creëren van een centrale plek voor kennisdeling, gezamenlijke belangenbehartiging en het behalen van efficiëntiewinst³. Dit wordt als essentieel gezien voor de duurzame maatschappelijke veerkracht van het dorp.

Analyse: De Noodzaak tot Samenwerking

Het voorstel begint met een analyse van de huidige situatie. Het lokale verenigings- en stichtingsleven is de ruggengraat van de gemeenschap, maar kampt met gezamenlijke uitdagingen⁵. Deze uitdagingen ontstaan door kennisversnippering en een gebrek aan samenwerking.

De kernproblemen die het plan wil aanpakken zijn:

Vrijwilligerskrapte: Organisaties concurreren nu om dezelfde kleine groep mensen. De oplossingsrichting is een gezamenlijk wervingsbeleid.
Complexe Regelgeving: Iedere organisatie zoekt afzonderlijk uit hoe subsidies, AVG of veiligheidsprotocollen werken⁹. De voorgestelde oplossing is een centrale kennisbank en gedeelde expertise.
Financiële Kwetsbaarheid: Er worden subsidiekansen gemist en er is een gebrek aan schaalvoordelen, bijvoorbeeld bij inkoop¹¹. De oplossingsrichting is gezamenlijke inkoop of fondsenwerving.
Gebrek aan Eenduidig Geluid: Partners, zoals de Gemeente, moeten met tientallen individuele organisaties overleggen¹³. Het plan stelt een gezamenlijke spreekbuis voor effectievere belangenbehartiging voor.

Het Projectplan: De Bestuurskamer

Het voorstel beschrijft “De Bestuurskamer” als een formeel, maar flexibel netwerk dat vier keer per jaar bijeenkomt.

Doelgroep en Organisatie

Deelnemers: Het platform zal zich richten op een afgevaardigde (bij voorkeur de voorzitter of een bestuurslid met mandaat) van elke actieve vereniging en stichting in Zuidwolde.
Locatie: Er wordt gedacht aan een centrale, neutrale plek (zoals het dorpshuis) of een roulerende locatie.
Initiatief: Het voorstel adviseert een kleine, gemotiveerde en neutrale “trekkergroep” om het project te lanceren. Deze groep zou idealiter moeten bestaan uit een “Neutrale Verbinder” (zoals Plaatselijk Belang), een “Grote Club Bestuurder” (vanuit een grote vereniging) en een “Stichting Vertegenwoordiger”

Geplande Inhoud en Thema’s

Het plan is om elke kwartaalbijeenkomst een strategisch focusthema te geven:

Q1 (Jan/Feb): Governance & Financiën (Bijv. jaarverantwoording, ANBI-status, bestuursaansprakelijkheid).
Q2 (Apr/Mei): Vrijwilligers & HR (Bijv. effectieve wervingscampagnes, VOG’s).
Q3 (Sep/Okt): Accommodatie & Duurzaamheid (Bijv. energiebesparing, gezamenlijk onderhoud).
Q4 (Nov/Dec): Communicatie & Netwerken (Bijv. gezamenlijke promotie, uitwisselen evenementenkalenders).

Lancering: Plan voor de Kick-off

Om het project te starten, is een gedetailleerd plan voor een kick-off bijeenkomst opgesteld. Deze avond zal worden ontworpen om op een positieve en energieke manier de gedeelde uitdagingen te erkennen en de dialoog te stimuleren over waar besturen mee worstelen.

De voorgestelde opbouw van de kick-off omvat:

Urgentie aantonen (15 min): De avond start met het tonen van de urgentie, bijvoorbeeld via visuele statistieken over de vergrijzing van besturen en het tonen van een succesvol voorbeeld van visie-gedreven werving uit een andere plaats.
Behoeften ophalen (45 min): Via interactieve “Tafelgesprekken” in gemengde groepen (sport, cultuur, etc.) zullen de behoeften worden geïnventariseerd. Kernvragen in het plan zijn:
- Ronde 1: “Wat is het grootste visieloze struikelblok dat werving belemmert?”
- Ronde 2: “Als je één vaardigheid of bron van een andere organisatie mocht lenen, wat zou dat zijn?”. Dit stimuleert direct de gedachte aan krachtenbundeling.
Krachten bundelen (30 min): Op basis van de opgehaalde inzichten zullen “Thematafels” worden gevormd (bijv. “Bestuurlijke Verjonging en Visie-ontwikkeling”, “Efficiënter Besturen” , “Netwerkdeling”). Het doel is om tot concrete, deelbare ideeën te komen.

Inbreng van Expertise

Het plan omvat ook het aantrekken van externe partijen en sprekers om de besturen te ondersteunen en te inspireren. Tijdens de kick-off zal de interesse worden geïnventariseerd voor een opvolgavond met een expert op het gebied van strategische visieontwikkeling of bestuurlijke vernieuwing.

Er is een selectieprofiel opgesteld voor mogelijke expertise:

De Strategische Visionair: Een bestuurlijk strateeg die besturen uitdaagt anders te denken. Deze persoon helpt de focus te verleggen van ‘het opvullen van een vacature’ naar ‘het werven van talent op basis van een ambitieuze visie’ en leert besturen een overtuigende ‘visie-pitch’ te maken.
De Community Builder: Een expert in ‘Gedeeld Leiderschap’ die helpt de ‘eilandjescultuur’ te doorbreken. Deze spreker laat zien hoe ‘gezamenlijke schaarste’ (aan vrijwilligers of expertise) kan worden omgezet in een collectieve strategische kans.
De ‘Jonge Bestuurder’: Een jong, succesvol bestuurslid die een spiegel voorhoudt. Deze persoon geeft een eerlijk perspectief waarom huidige structuren niet aantrekkelijk zijn (te veel vergaderen, te weinig impact). De focus ligt op de ‘Drie V’s’: Visie, Vrijheid en Voldoening.

Voorgestelde Doelen en Vervolgstappen

Het project zal als succesvol worden beschouwd wanneer:

Minimaal 75% van de aangeschreven organisaties structureel deelneemt.
Er twee concrete, gezamenlijke projecten per jaar worden gerealiseerd (zoals een gezamenlijke wervingscampagne of inkooptraject).
Deelnemers de bijeenkomsten beoordelen met een 7.5 of hoger op relevantie.

Als concrete vervolgstappen na de kick-off zal het “De Bestuurskamer Zuidwolde Netwerk” worden aangekondigd. Ook zal worden voorgesteld een digitale kennisbank te starten voor het delen van ‘best practice’ documenten, zoals functieprofielen of wervingsstrategieën